Una vez que haya establecido los controles para administrar los riesgos, ¿cómo sabe que están funcionando?
El análisis de datos permite examinar sus riesgos y procesos de control más de cerca, y reducir las instancias de fallas de control. Algo que su sistema ERP no puede entregar. Un paso a menudo que falta en el monitoreo de riesgos y controles es detenerse para evaluar qué funciona bien y qué no.
“Los líderes en nuestra industria aplican docenas de pruebas automatizadas a través de transacciones en cada área de proceso de negocio de manera regular para obtener información sobre el estado de su proceso”.
El análisis de datos ha transformado totalmente la evaluación de riesgos
Utilice el análisis de datos para examinar cada transacción en una población completa de datos (por ejemplo, cada actividad registrada que tuvo lugar dentro de un proceso financiero o comercial) para determinar si:
- La transacción cumple con los procedimientos de control establecidos.
- Puede haber riesgos y problemas sin un control efectivo.
Puede hacerlo probando cada transacción de varias maneras. Por ejemplo, se puede examinar un monto de pago a un proveedor para determinar que:
- El proveedor es válido, está debidamente aprobado y no está duplicado en el archivo maestro de proveedores; no incluido en una lista de personas / entidades excluidas, o en una lista de no pago; o en una base de datos de personas expuestas políticamente.
- El pago coincide con una factura, los registros de bienes recibidos y una orden de compra debidamente aprobada, y no ha habido intentos de eludir los controles de aprobación (por ejemplo, dividiendo los pagos en cantidades más pequeñas justo por debajo de un umbral de aprobación).
- Los pagos no se han duplicado debido a cambios erróneos o deliberados en los detalles del número de factura.
Estos son solo algunos ejemplos, pero el análisis de datos se puede utilizar de innumerables maneras para probar una variedad de controles internos y crear una cobertura de datos del 100%. Todos estos análisis, y muchos más, se pueden configurar y ejecutar en minutos. También se pueden automatizar y repetir, diseñados para ejecutarse regularmente.
Los líderes en nuestra industria aplican docenas de pruebas automatizadas similares a través de transacciones en cada área de proceso de negocio de manera regular para obtener información sobre el estado de su proceso.
Mire grandes volúmenes de datos para encontrar tendencias extrañas o predecir el rendimiento.
Otro uso importante del análisis y monitoreo de datos es examinar todas las transacciones que tuvieron lugar dentro de un proceso comercial determinado para encontrar problemas y áreas de mejora. Sus datos pueden revelar respuestas a preguntas como:
- ¿Por qué los pagos de horas extras o gastos de viaje son inusualmente altos en una oficina específica?
- ¿Por qué a un proveedor se le paga el doble que a otros proveedores por el mismo tipo de artículo?
- ¿Por qué una cuenta previamente inactiva se utiliza de repente para una serie de entradas de diario?
- ¿Qué tendencias indican un problema que empeora constantemente?
- ¿Qué resulta ser un problema mucho menor de lo que se pensó originalmente?
¿Por qué no confiar solo en los controles del sistema ERP?
En un mundo ideal, todas las aplicaciones de procesos de negocios tendrían controles integrados que evitarían que se realicen transacciones incorrectas, inválidas o sospechosas. Pero esto no siempre sucede.
También es posible que no pueda configurar su ERP para que coincida con su proceso, especialmente cuando se trata de un servicio comercial compartido y puede tener varios impactos posteriores.
Cuando se realiza el análisis de datos y el monitoreo de transacciones después del hecho, es relativamente sencillo detectar dónde están ocurriendo las debilidades de control primario. Las transacciones problemáticas se pueden identificar y abordar rápidamente. Las debilidades de control que permitieron que ocurriera el problema pueden fortalecerse para evitar una recurrencia. Una gran ventaja: el análisis y la supervisión de las transacciones pueden convertirse en un nivel de control adicional, reforzando los controles que ya están implementados y compensando los controles basados en ERP que no funcionan.
