Un estudio de 2020 de PricewaterhouseCoopers encontró que el 47% de las empresas tuvieron al menos una incidencia de fraude en los dos años anteriores, con un promedio de seis casos por empresa. El fraude de clientes fue el más común, seguido del delito cibernético, la apropiación indebida de activos, el soborno y la corrupción. Los incidentes se dividieron casi en partes iguales entre perpetradores internos y externos.
Con la naturaleza desestabilizadora de la pandemia de COVID-19, la probabilidad de fraude es aún más frecuente. Un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) encontró que el 77% de las empresas encuestadas en agosto de 2020 experimentaron un aumento en la actividad fraudulenta desde el inicio de la pandemia, y el 92% espera que el fraude aumente en los próximos 12 meses.
El análisis de datos y los controles automatizados pueden detectar señales de advertencia que las personas pasan por alto.
Por ejemplo:
Entradas del libro mayor
Las entradas del libro mayor deben analizarse de cerca para detectar posibles fraudes o errores.
1. Identifique y busque palabras clave sospechosas.
2. Estratifique las cuentas del libro mayor.
3. Busque cantidades atípicas de asientos diarios.
Gastos de negocio
Los gastos en áreas como viajes y entretenimiento son a menudo donde se pueden manipular números a través de múltiples métodos. Aquí hay algunas formas de monitorear el fraude en el seguimiento de gastos:
4. Analice el gasto medio por departamento.
5. Compruebe si hay reclamaciones de reembolso sospechosas.
6. Identifique las compras divididas.
7. Esté atento a los altos gastos de comidas en grupo.
8. Encuentra cantidades redondas.
9. Identifique reclamaciones duplicadas.
10. Desactive las tarjetas de empresa inactivas.
Nómina de sueldos
11. Señale aumentos salariales sospechosos.
12. Identifique a los empleados fantasmas que todavía están en la nómina.
Pagos a proveedores
Los pagos a los contratistas abundan por comportamientos fraudulentos, ya que tanto el proveedor como un empleado, puede canalizar dinero a través de facturas falsas o infladas. Evite el fraude de proveedores y los descuidos de facturación:
13. Separe la creación y facturación de proveedores.
14. Marque las facturas duplicadas.
15. Esté atento a los cambios frecuentes en los detalles del proveedor.
16. Identifique coincidencias entre los detalles del proveedor y del empleado en su tabla maestra.
17. Encuentre compras sin orden de compra por encima del límite estipulado.
18. Seguimiento de recibos generales.
Clientes
Los errores de fraude y contabilidad también pueden causar problemas al trabajar con sus clientes. Verifique la contabilidad precisa con sus clientes:
19. Valide los límites de crédito del cliente.
20. Identificar clientes sancionados.
Hay muchas formas de identificar fraudes y errores contables dentro de su empresa, pero si solo está revisando las transacciones manualmente, es probable que se pierda muchas.
Para detectar con precisión y remediar rápidamente el fraude antes de que tenga un impacto importante en su organización, es imprescindible implementar los mejores análisis de su clase que puedan contemplar el 100% de sus datos financieros (en lugar de pruebas de muestra) para identificar automáticamente las señales de alerta.
Su conjunto de herramientas debe integrarse con conjuntos de datos internos y externos, incluido su ERP, sistema de nómina, etc. Sumado a datos gubernamentales y registros públicos que se pueden utilizar para verificar la precisión de sus datos.
Es ideal un sistema de entrega continua, que le proporcione instantáneamente alertas sobre posibles infracciones, que pueda utilizar reglas personalizadas y activadores diseñados para su industria. Al implementar aprendizaje automático avanzado, sus equipos de contabilidad, cumplimiento y TI tendrán una sólida inteligencia disponible para ayudarlos a mantener segura su organización.
