Con el paso del tiempo y el avance de la tecnología, los SGD o Sistemas de Gestión Documental, se han convertido en un factor clave dentro de las organizaciones. El aumento de la información generada por las empresas y el deterioro de los antiguos sistemas de almacenamiento ha obligado a crear un nuevo modelo para recopilar los documentos de forma ágil y ordenada.
¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
Organizar la información es uno de los factores determinantes del éxito empresarial. La gestión de documentos consiste en un conjunto de prácticas y procedimientos utilizados en la administración de archivos dentro de una organización con el objetivo de organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente.
La transformación digital ha acelerado el proceso de digitalización de documentos en la mayoría de las empresas, pero todavía se siguen realizando determinadas acciones que ralentizan los procesos, disminuyen la productividad laboral y aumentan el tiempo de espera de los clientes. Entre los síntomas que demuestran que su organización necesita un sistema de gestión documental, encontramos los siguientes:
- Uso excesivo de papel: facturas, tickets de gasto, nóminas, etc.
- Gran cantidad de documentación duplicada.
- Hojas de Excel con mucha información, donde se desconoce la última modificación del documento y su responsable.
- Documentación descentralizada que genera la necesidad de obtener más copias.
FUNCIONES
Un buen sistema de gestión documental cubre gran parte de las necesidades de la empresa y realiza el proceso de forma organizada y planificada. En definitiva, permite que un documento tenga capacidades extra para que pueda realizar acciones automáticas por sí mismo. Con una capacidad de almacenamiento ilimitada que permite:
✔ Capturar documentos sin importar la fuente.
✔ Integrarse con los diferentes sistemas existen.
✔ Eliminar la introducción manual de los datos y beneficiarse de repositorios de larga vida.
✔ Crear automáticamente y administrar copias de seguridad.
✔ Controlar la aprobación de los documentos, establecer plantillas base y especificar los datos que contiene cada archivo.
✔ Recibir alertas sobre cualquier incidencia.
✔ Crear diferentes vistas de la biblioteca para consultar rápida y fácilmente los documentos de diferentes formas. Para cada una de ellas, se puede determinar el número de columnas que se mostrarán y en qué orden, los documentos que deben aparecer, las agrupaciones, los totales, los estilos, etc.
✔ Integrar los procesos para que los documentos y archivos aparezcan automáticamente cuando sea necesario.
✔ Disfrutar de resultados de búsqueda instantáneos y encontrar rápidamente el archivo que se está buscando
Además, debe permitir gestionar todos los documentos (textos, imágenes, vídeos, etc.) de una organización de forma integrada y global, para contribuir a mejorar el rendimiento empresarial con grandes volúmenes de documentos. Por otro lado, incluir diferentes tipos de firmas digitales durante el flujo de trabajo que cumplan con los estándares del mercado.
BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Resumiendo, existen varias razones por las que empezar a utilizar esta funcionalidad en su organización:
1. Información centralizada en un solo lugar
2. Cumplimiento de las normativas de seguridad
3. Ahorro de costes
4. Aumento de la productividad
5. Mayor estructuración de los datos
6. Trabajo en equipo y movilidad
Como se puede comprobar, el sistema de gestión documental es una pieza clave que favorece el desarrollo empresarial. Teniendo en cuenta que las organizaciones generan a diario una gran cantidad de documentos.
