Descubra por qué la tecnología de auditoría moderna es el camino a seguir.
- La información en documentos u hojas de cálculo se oscurece
Cuando los datos quedan atrapados en los documentos, se convierte efectivamente en lo que se conoce como datos oscuros: imposible de buscar, referenciar, analizar, exportar, informar o acceder en dispositivos móviles. El acceso a los datos es necesario para que los equipos de auditoría brinden información valiosa y apoyen la toma de decisiones.
- Los documentos no protegen la integridad de los datos.
Cuando los metadatos del proceso de auditoría (es decir, marcas de verificación, notas de revisión, comentarios del auditor y, especialmente, enlaces y referencias entre documentos) se incrustan en los archivos de documentos, enfrenta un riesgo significativo de integridad de datos. Los documentos no pueden hacer cumplir la integridad referencial. Dado que varios usuarios pueden acceder a los datos, la precisión y la coherencia de esos datos pueden cambiar durante su ciclo de vida.
- Mantener relaciones con otra información es imposible
Los documentos no son bases de datos, no hay forma de crear y mantener relaciones entre datos en diferentes archivos. Los sistemas que dependen de una profunda integración de documentos son propensos a la pérdida de datos cuando los archivos son corrompidos, editados por usuarios dispares o movidos entre ubicaciones que rompen referencias y relaciones. Esto también causa un rendimiento lento, ya que los documentos no pueden funcionar al nivel de los sistemas basados en bases de datos.
- Exportar y archivar fuera de los documentos es imposible
Hacer hipervínculos de información dentro y entre documentos, requiere metadatos integrados, con referencias almacenadas en el sistema de software. Dado que un enlace desde el interior de un documento a otro depende de esta referencia almacenada externamente, no solo se rompen las relaciones entre los documentos, sino que también es imposible archivar o exportar un proyecto de auditoría fuera del software sin romper esos enlaces.
- Auditorías continuas manualmente
Cuando la documentación de auditoría primaria se captura en documentos, es imposible (o muy peligroso) actualizar mediante programación. Cuando utiliza documentos para adelantar una auditoría, debe actualizarlos manualmente para evitar comportamientos erráticos. Esto toma tiempo valioso de su equipo.
- Conflictos de versiones de software y actualizaciones difíciles
A medida que se actualizan Microsoft Office u otras aplicaciones de edición de documentos y cambian los formatos de archivo, las dependencias de integración a menudo rompen la compatibilidad del software de auditoría. Esto conduce a situaciones en las que, por ejemplo, una nueva versión de Office obliga a una actualización del software de auditoría o cambia los metadatos incrustados (lo que nuevamente causa riesgos de integridad de datos). Incluso en el mejor de los casos, las actualizaciones requieren pruebas rigurosas, lo que provoca demoras prolongadas en las implementaciones de actualización.
- Exigencias administrativas
La creación y administración de metadatos incrustados en documentos requiere sistemas de auditoría heredados que incluyen una aplicación instalada localmente o un complemento de navegador web complejo. Debido a que están alojados individualmente en máquinas locales, estas aplicaciones crean importantes cargas administrativas para TI, incluidas implementaciones y actualizaciones de instalación de alto mantenimiento y problemas de compatibilidad.
