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Caso de Éxito

Caja de Profesionales Universitarios del Uruguay

MONITOREO CONTINUO CON ACL AX EN LAS ÁREAS MÁS IMPORTANTES DE LA INSTITUCIÓN

acl
caja

SOLUCIÓN

Aplicaciones Analíticas

  • ACL Analytics
  • AX Analytics Exchange
  • Soporte
  • Capacitación

BENEFICIOS PRINCIPALES

  • Monitoreo Contínuo
  • Auditoría contínua
  • Optimización de procesos Core
  • Ahorro en los tiempos de gestión de los trámites internos
  • Mejora en la calidad de la información

INDUSTRIA

  • Previsión Social

PAIS

  • Uruguay

PERFIL DE LA INSTITUCIÓN

A mediados del siglo XX, los profesionales egresados de la Universidad de la República del Uruguay iniciaron un sistema de seguridad social innovador creando un modelo de instituto que las doctrinas más modernas de la época identificaron dentro del concepto de Regímenes Sustitutivos.

En sus más de 60 años de trayectoria, la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Profesionales Universitarios (CJPPU) logró ampliar su cobertura para atender a profesionales egresados de las universidades privadas, así como a un mayor número de títulos universitarios de grado.

La protección que brinda la CJPPU es obligatoria para quienes ejerzan su actividad en forma autónoma en el País.

La misión de la CJPPU es brindar y garantizar la cobertura de contingencias de seguridad social al colectiov de sus afiliados activos y pasivos en el marco de la normativa vigente, sobre la base de una gestión eficaz, eficiente, responsable y transparente de los recursos asignados a dicho fin, realizada en forma profesional y éticamente comprometida con el bienestar y futuro de los afiliados.

La CJPPU cuenta con aproximadamente 124.000 afiliados activos al 31/12/2016, de los cuales alrededor de 58.000 se encuentran en ejercicio libre de la profesión, y liquida unos 15.000 beneficios por mes que incluyen jubilaciones, pensiones,
subsidios y otras compensaciones.

OBJETIVOS

La inicitiva de implantación de Monitorieo Continuo nace en la División Auditoría Interna con el fin de automatizar controles en las áreas más importante de la institución, trabajando con los sectores auditados a los efectos de lograr un entorno colaborativo que agregue valor a los procesos y mejore significativamente la gestión.

PLANIFICACIÓN

Se trabajó en base al Data Analysis Capability Model (Modelo de capacidad analítica de auditoría) de ACL con la intención de realizar una implantación gradual de monitoreo continuo. Para llevarlo a cabo de manera exitosa se seleccionó un área cuyos procesos impactaran significativamente en los objetivos estratégicos de la organización. El fin: conducirla por los 5 estado de madurez del modelo, para luego expandirlo gradualmente hacia otras áreas. Sumado a esto, se hizo hincapié en la capacitación del personal, el cual trabajaría los primeros años en forma conjunta con los consultores de ACL en la elaboración de los controles.

LA SOLUCIÓN

La institución (CJPPU) adquiere la solución de ACL AX Server. Se comenzó a trabajar con licencias exclusivas para la División de Auditoría Interna. Andando el tiempo, la misma logró expandirse hacia usuarios de otros sectores de la organización.

El área seleccionada para la implantación del modelo fue, en una primera etapa del proyecto, La División Afiliados, en la cual se concentran las actividades de gestión de las prestaciones correspondientes a jubilaciones, pensiones, subsidios y compensaciones de los afiliados, lo que constituye uno de los principales cometidos de la Institución.

El proceso comenzó en el año 2015 con el apoyo de la firma PMN representantes de ACL Uruguay, que acompañó la evolución del proyecto con consultoría, capacitación y soporte.

A continuación se resumen los principales hitos del proceso de implantación:

pmn1

RESULTADOS OBTENIDOS

Para Auditoría Interna

  • Se analizó con mayor rapidez y efectividad el 100% de las transacciones.
  • Se logró mayor independencia de la División Informática, generando de forma autónoma controles propios sobre sistemas de información clave y fuentes de datos, lo cual incrementó su productividad y capacidad para agregar valor a la organización.
  • Se realizaron controles sobre el universo total de datos.
  • Se redujeron los tiempos en la obtención de indormes por parte de los auditores al contar con la información en tiempo real.
  • Las rutinas automáticas se encuentran almacenadas y son centralizadas en un servidor, asegurándose el seguimiento de las excepciones por parte de la Gerencia a la espera de los ciclos de auditoria.
  • Fomentó el clima de colaboración y entendimiento con el auditado.
  • Mejoró el apoyo oportuno a la gestión en situaciones contingentes, con auditorias continuas sobre la implementación de nueva normativa.

Para la División Afiliados

  • Apoyo importante para la reducción significativa del tiempo en que se completan los trámites de jubilaciones, pensiones y subsidios, en la medida que permite el seguimiento en tiempo real de los trámites, identificación de "cuellos de botella", etc.
  • Incremento en la calidad de la información sobre los trámites en curso que brinda el software de "Mesa de "Entrada", gracias al registro de etapas intermedias que reflejan el estado del trámite y la consulta diaria de ésta información.
  • Mejora en los procesos como consecuencia del análisis automatizado, impactando positivamente de forma directa en la productividad del área.
  • Reducción del tiempo dedicado por los funcionarios a la elaboración y mantenimiento de planillas auxiliares de seguimiendo de expedientes que demandaban varias horas diarias. Este seguimiento es realizado ahora a través de ACL insumiendo unos pocos minutos diarios, y permitiendo redirigir los recurso a tareas de gestión.

DESAFÍOS FUTUROS

Auditoría Interna

  • Trabajar en la expansión de la solución adoptada hacia otras áreas de la organización, implementando el modelo de capacidad analítica de auditoria en cooperación con las gerencias de otras Divisiones, con el apoyo de los consultores de ACL.
  • Incorporar nuevos controles que alcancen a otros támites, para agregar rutinas automáticas en la División Afiliados.
  • Identificar controles en otras divisiones para agregar rutinas automáticas y cubrir otros objetivos de auditoría.

División Afiliados

  • Continuar el proceso de optimización de duración de los trámites de jubilaciones, pensiones y subsidios mediante el monitoreo continuo.
  • Mejorar la eficiencia de los procesos de manera gradual, trabajando en conjunto con la Auditoría Interna en la incorporación del seguimiento de la totalidad de los trámites gestionados por el área.
  • Implementar el uso de las nuevas licencias adquiridas de ACL Analytic, con el apoyo del servicio de capacitación y consultoía de PMN, para trabajar con otros procesos de la División en forma independiente.